Zarząd

  • Krzysztof Operacz – Prezes Klubu
  • Iwona Żydek – Wiceprezes ds. Edukacji
  • Dawid Wiśniewski – Wiceprezes ds. Członkostwa
  • Piotr Ratajczak – Wiceprezes ds. Public Relations
  • Eryk Krupka – Sekretarz
  • Hanna Górna – Dyrektor ds Administracyjnych
  • Maciej Kasprzak – Skarbnik
  • Katarzyna Czerniak- Prezes poprzedniej kadencji

Prezes

Prezes pełni najważniejszą funkcję w klubie Toastmasters. Jest odpowiedzialny za stworzenie przyjaznego środowiska, w którym członkowie rozwijają się oraz uzyskują korzyści z programu edukacji. Prezes koordynuje działania klubowe, wspiera poszczególnych członków zarządu w ich działaniach tam, gdzie aktualna sytuacja tego wymaga. Zwołuje i przewodniczy spotkaniom zarządu. Na każdym spotkaniu klubu czyta i/lub wyświetla misję klubu. Dostrzega osiągnięcia członków w klubie i życiu poza nim. Znajduje zastępcę, jeśli nie może wziąć udziału w spotkaniu klubowym. Szuka liderów oraz doprowadza do przeprowadzenia wyborów nowego zarządu w odpowiednim terminie. Utrzymuje relacje z Dystryktem, Toastmasters International oraz innymi klubami.

Po zakończeniu kadencji wspiera nowego prezesa w jego działaniach, służy wiedzą i doświadczeniem.

Wiceprezes ds. Edukacji

Jest odpowiedzialny za nadzorowanie cotygodniowych spotkań. Planuje daty spotkań i specjalnych wydarzeń. Zarządza programem easy-speak, w którym członkowie zapisują się na mowy i funkcje na cotygodniowych spotkaniach. Pomaga znaleźć mentora nowym członkom lub wspiera Master Mentora w tej funkcji. Informuje nowych członków o programie edukacyjnym Toastmasters. Ponadto jest koordynatorem wiosennych i jesiennych klubowych konkursów.

Do obowiązków wiceprezesa ds. edukacji należą:

  • prowadzenie easy-speaka i planowanie wydarzeń specjalnych
  • koordynowanie mentoringu w klubie
    • koordynowanie organizacji konkusów klubowych
    • udział w posiedzeniach Rady Dystryktu
  • głosowanie na międzynarodowych konferencjach
  • przygotowanie  zastępcy lub asystenta oraz następcy
  • dbanie o to, aby członkowie klubu prowadzili warsztaty z podręcznika
  • z serii: Klub Osiągający Sukces
  • Planowanie i nieustanne  monitorowanie sukcesów klubu w programie DCP – Distinguished Club Program czyli Program Wyróżniających się Klubów
  • Inicjowanie zgłoszeń do TMI informacji dotyczących ukończonych projektach przez klubowicza otwieranie i zamykanie spotkania, gdy prezes jest nieobecny

Wiceprezes ds. Członkostwa

Wiceprezes ds. Członkostwa jest odpowiedzialny za budowanie i utrzymanie członkostwa w klubie. To jedna z najważniejszych pozycji w Klubie Toastmasters, ponieważ naszym najważniejszym zasobem są ludzie, którzy tworzą klub. Wiceprezes ds. Członkostwa jest często pierwszym punktem kontaktu dla nowych osób, które rozważają przystąpienie do klubu. Często pierwsze wrażenie determinuje decyzję osoby, która pojawia się na spotkaniu o tym, czy chce przystąpić do klubu i dalej angażować się w działalność klubową, czy nie, a Wiceprezes ds. Członkostwa może przyczynić się do tego, że dana osoba zasili szeregi klubu. Najważniejsze to rozmawiać, dbać o nowe osoby, i „być dla nich”, co w rezultacie przekłada się na wzrost i sukces klubu.

Do obowiązków wiceprezesa ds. członkostwa należy:

  • budowanie i planowanie członkostwo w klubie, rekrutacja nowych członków,
  • witanie gości, zadbanie o każdą nową osobę pojawiającą się na spotkaniu w klubie, tak, żeby czuła się, że jest mile widziana. Wyjaśnianie idei Toastmasters, programu edukacyjnego wszystkim gościom biorącym udział w spotkaniu,
  • prowadzenie listy obecności gości, tzw. „Księgi Gości”, wysyłanie do gości informacji po spotkaniu z podziękowaniem za udział w spotkaniu, krótkim objaśnieniem idei spotkań Toasmasters oraz zaproszeniem do wzięcia udziału w kolejnym spotkaniu. Utrzymywanie z gośćmi kontaktu po spotkaniu,
  • wyjaśnianie gościom i nowym członkom zasad członkostwa w klubie. Pomoc dla gości, którzy wyrazili chęć przystąpienia do klubu w wypełnieniu wszystkich formalności,
  • interesowanie się tymi członkami klubu, którzy nie uczęszczają na spotkania,
  • współpraca z prezesem, wiceprezesem ds. edukacji celem zapewnienia, że każdy członek jest formalnie przedstawiony i wprowadzony na pierwszym spotkaniu,
  • pomoc nowym członkom w zasymilowaniu się z grupą,
  • prowadzenie raportów na temat aktualnego członkostwa w klubie.

Wiceprezes ds. Public Relations

Jest odpowiedzialny za koordynowanie działań dotyczących wizerunku klubu oraz zachęca do wstąpienia do klubu.

Do obowiązków wiceprezesa ds. public relations należą:

  • propagowanie idei Toastmasters,
  • aktywny udział w zebraniach zarządu,
  • przygotowywanie raportów ze swoich działań,
  • przygotowywanie not prasowych i newslettera oraz materiałów promocyjnych (ulotki, wizytówki, klipy video),
  • publikacja materiałów promocyjnych,
  • czuwanie nad właściwym wykorzystaniem marki Toastmasters (nie wiem, czemu włączył się Arial).
  • udział w szkoleniach organizowanych przez klub oraz innych klubowych wydarzeniach,
  • zarządzanie klubową witryną www (w tym publikacje podsumowań z kolejnych spotkań) oraz portalami społecznościowymi (YouTube, Facebook),
  • kontakt z lokalnymi mediami i organizacja wywiadów,
  • pomoc w organizacji wydarzeń klubowych (konkursów, szkoleń, okazjonalnych przyjęć),
  • utrzymywanie kontaktu z innymi klubami
  • udzielanie się na ogólnopolskiej stronie TM.

Sekretarz

Objęcie roli sekretarza stanowi  możliwość poznania jak funkcjonuje klub. Dowiesz się kto jest odpowiedzialny za składki członkowskie, kto organizuje klubowe konkursy oraz ile zaangażowania wnosi w działanie klubu każdy członek zarządu. Pełnienie funkcji sekretarza jest bardzo dobrym przygotowaniem do objęcia kolejnych, bardziej wymagających ról w zarządzie.

Do głównych zadań klubowego sekretarza należą:

  • przesyłanie zmian w składzie zarządu do Toastmasters International,
  • opieka nad klubowymi dokumentami,
  • sporządzanie notatek ze spotkań zarządu,
  • obsługa korespondencji klubowej,
  • uczestniczenie w szkoleniach przeznaczonych dla członków zarządu,
  • wspieranie pozostałych członków zarządu,
  • przygotowanie swojego następcy na kolejną kadencję.

Podobnie jak wszyscy członkowie zarządu, sekretarz jest odpowiedzialny za tworzenie przyjaznej atmosfery na spotkaniach, witanie gości i wspieranie członków klubu w ich rozwoju.

Skarbnik

Skarbnik jest osobą odpowiedzialną za prowadzenie klubu od strony finansowej. Opieka nad klubowym kontem, organizowanie zbierania składek członkowskich 2 razy do roku oraz każdorazowo w momencie przystąpienia nowych członków, a następnie przekazywanie składek do Toastmasters International to główne zadania skarbnika. Po uzgodnieniu z innymi członkami Zarządu dokonuje wydatków pieniędzy klubu na różne okazje typu urodziny, spotkania świąteczne i inne.

Skarbnik powinien czuwać, aby klub miał zawsze jakieś fundusze do dyspozycji. Powinien móc najlepiej ocenić na jakie wydatki klub może sobie pozwolić. Pełnienie funkcji skarbnika wiąże się z  bardzo dużą odpowiedzialnością, wszak chodzi o pieniądze, na dodatek nie własne. Pełnienie tej funkcji uczy samodzielności i systematyczności oraz odpowiedzialności.

Dyrektor ds. Administracyjnych

Dyrektor ds. Administracyjnych pełni jedną z najważniejszych funkcji przed, w trakcie i po spotkaniu każdego klubu Toastmasters, ponieważ to od jego obecności oraz umiejętności zaangażowania w pomoc pozostałych członków klubu, zależy jakość materiałów potrzebnych, aby w trakcie spotkania było przytulnie i niczego nie brakowało. Ponadto jest pierwszą osobą witającą gości.

Zadania dyrektora ds. administracyjnych :

  • organizacja miejsca spotkań,
  • każdorazowe przygotowanie sali do spotkań,
  • przechowywanie mienia klubu,
  • powitanie członków i gości,
  • inne (catering, liczenie głosów),
  • czynny udział w spotkaniach klubu,
  • udział w posiedzeniach zarządu klubu, w szkoleniach zarządu i w konferencjach oraz innych wydarzeń TM
  • przygotowanie swojego następcy.

Dyrektor ds. Administracyjnych uczy się nawiązywać kontakty oraz zdobywa doświadczenia organizacyjne i umiejętność angażowania członków.

Prezes Poprzedniej Kadencji

Prezes Poprzedniej Kadencji udziela wskazówek oraz służy pomocą nowemu zarządowi i członkom klubu. Przewodniczy Komitetowi Wyborczemu (Nominacyjnemu), pomaga w przygotowaniu Planu Sukcesu (Rozwoju) Klubu oraz wspiera dążenia klubu do osiągnięcia statusu Wyróżniającego się Klubu (Distinguished Club). Jeśli z jakiegoś powodu prezes poprzedniej kadencji nie może pełnić swojej roli, to ta funkcja pozostaje nieobsadzona do końca kadencji.

Opracowanie zaczerpnięte i inspirowane wypowiedziami umieszczonymi na stronie http://tctm.pl/oklubie/wybory/